Utrikespolitiska institutet söker exekutiv assistent till direktören

Utrikespolitiska institutet (UI) grundades 1938 och är i dag Sveriges ledande institut för forskning och information om utrikes- och säkerhetspolitik. UI fördjupar och berikar det utrikespolitiska samtalet genom att främja intresset för och vidga kunskapen om utrikespolitiska frågor. Det gör UI genom forskning, analyser, konferenser, publikationer, medverkande i media, deltagande i internationella nätverk med mera. Efter etableringen av två nationella kunskapscentrum för Östeuropa (SCEEUS) och Kina (NKK) har institutet vuxit och flyttar i januari 2025 in i nyrenoverade lokaler i Amiralitetshuset på Skeppsholmen.

Vi erbjuder en mångsidig och betydelsefull roll där du i första hand bidrar till att direktören kan fokusera på strategiska uppgifter genom att avlasta med administrativa och operativa uppgifter. Med placering mitt i informationsflödet på institutet samarbetar du i varierande omfattning med alla andra kollegor med respekt, effektivitet och diskretion. Du agerar även bollplank till direktören och driver i viss mån egna projekt. Som exekutiv assistent till UI:s direktör får du en unik möjlighet att arbeta i centrum för de mest aktuella omvärldsfrågorna.

Om tjänsten

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar att bistå direktören i planering och koordinering av möten och resor, förbereda underlag och agera på inkommande mejl med mera. Ibland får du egna avgränsade projektuppdrag på direkt uppdrag av direktören. Dessutom ingår att stödja ledningsgruppen, styrelsen och UI:s ägare, det Utrikespolitiska samfundet.

Din profil

Vi söker dig som har en akademisk examen på kandidatnivå eller högre inom ett för rollen relevant ämne. Du har dokumenterad erfarenhet av liknande roller, trivs i internationella miljöer, och har den integritet och förmåga att hantera känslig information som krävs för rollen. Du är van vid administrativt arbete och projektledning i miljöer med flera parallella processer och emellanåt hög arbetsbelastning. Du har erfarenhet av konferens- och seminarieverksamhet samt en väl utvecklad servicekänsla. Goda digitala kunskaper och färdigheter i Microsoft Office, inklusive Teams, är ett krav.

Som person är du driven och har en positiv och prestigelös inställning, vidare är du omdömesgill och eftertänksam. Du är noggrann, har god organisationsförmåga och vill ligga steget före för att avlasta andra. Dessutom har du har en utmärkt förmåga att skapa relationer, kommunicera och vara lyhörd, både internt och externt, samt förstår hur man hanterar olika personlighetstyper.

Du uttrycker dig utmärkt i tal och skrift på både svenska och engelska, andra språk är meriterande.

Tjänstens utformning

Anställningen är 100 % och tills vidare, med 6 månaders provanställning. Tillträde sker enligt överenskommelse.

Ansökan

Ansökan ska innehålla CV, akademiska betyg, och ett personligt brev på max två sidor som beskriver din bakgrund och varför du söker tjänsten. Skicka din ansökan som en PDF-fil till jobbansokan@ui.se och ange ”Direktörsassistent” i ämnesraden.

Sista ansökningsdag är den 1 december 2024. Då urvalsprocessen sker löpande så ser vi gärna att du skickar din ansökan så snart som möjligt.

Övrigt

Frågor om tjänsten besvaras av Jakob Hallgren, direktör, som kan nås via Helena Berger, HR-ansvarig, på 076-551 92 66.

Facklig företrädare är Julia Kviberg, Unionen, julia.kviberg@ui.se.

Vi har gjort ett medvetet medieval för denna rekrytering och vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.